يفكر كثير من منظمي المؤتمرات والمعارض في إطلاق تطبيق جوال للمؤتمر بدل الكتيبات الورقية والرسائل المتفرقة. يشرح هذا الدليل المزايا التي يحتاجها الحضور والمنظمون فعلا، وما يمكن الاستغناء عنه، وخطوات التحضير لإطلاق التطبيق، وطرق تشجيع الحضور على تحميله واستخدامه.
متى يكون تطبيق جوال للمؤتمر خيارا مناسبا
ليس كل مؤتمر بحاجة إلى تطبيق خاص. الاجتماع القصير بعدد محدود من الحضور قد يكفيه بريد إلكتروني منظم وصفحة تسجيل واضحة. أما التطبيق فيصبح مفيدا في حالات مثل:
- المؤتمرات التي تمتد يومين أو أكثر وتضم جلسات متوازية في قاعات مختلفة.
- المعارض الكبيرة التي يحتاج فيها الزائر إلى خريطة للأجنحة وقائمة بالعارضين.
- الفعاليات التي تجمع حضورا من مدن ودول مختلفة يحتاجون معلومات عن الوصول والإقامة.
- الفعاليات التي تريد الجهة المنظمة جمع ملاحظات الحضور وتقييماتهم بسهولة.
- الفعاليات السنوية التي يمكن أن تستفيد من التطبيق نفسه في كل نسخة مع تحديث المحتوى.
إذا انطبقت على فعاليتك حالة أو أكثر من هذه الحالات، فالتطبيق يستحق التفكير الجاد. أما إذا كانت الفعالية صغيرة وقصيرة، فقد تكفيها صفحة ويب متجاوبة مع الجوال تعرض البرنامج والخريطة ومعلومات التواصل، دون أن يحتاج الحضور إلى تحميل أي شيء.
المزايا الأساسية التي يحتاجها الحضور
الحاضر يريد أن يعرف أين يذهب، ومتى، ومع من سيلتقي. لذلك تأتي هذه المزايا في المقدمة:
البرنامج والجدول الشخصي
عرض البرنامج كاملا مع إمكانية التصفية حسب اليوم والقاعة والموضوع، وإضافة الجلسات المختارة إلى جدول شخصي يصل منه تنبيه قبل بدء كل جلسة.
المتحدثون والعارضون
صفحة لكل متحدث تتضمن نبذة قصيرة وصورة وجلساته، وقائمة بالعارضين وأماكن أجنحتهم مع وصف مختصر لما يقدمه كل منهم.
الخرائط والمعلومات العملية
خريطة لمكان الفعالية تبين القاعات والأجنحة والمداخل ودورات المياه وأماكن الصلاة والاستراحة، إضافة إلى معلومات الوصول والمواقف وأرقام التواصل مع فريق التنظيم.
التنبيهات الفورية
رسائل قصيرة تصل إلى الحضور عند تغيير موعد جلسة أو قاعة، أو للتذكير بفقرة مهمة. هذه الميزة وحدها توفر على المنظمين كثيرا من الارتباك في يوم الفعالية.
اللغة وسهولة الاستخدام
إذا كان جمهور الفعالية يضم متحدثين بالعربية وآخرين بالإنجليزية، فاجعل التطبيق يعمل باللغتين مع تبديل سهل بينهما، وتأكد أن الواجهة العربية تعرض من اليمين إلى اليسار بشكل صحيح. واهتم بوضوح الخط وحجم الأزرار، لأن بعض الحضور سيستخدمون التطبيق وهم يمشون بين القاعات أو يقفون في طابور.
مزايا تخدم المنظمين والرعاة
التطبيق لا يخدم الحضور فقط، بل يمنح الجهة المنظمة أدوات مفيدة إذا خطط لها جيدا:
- التسجيل والدخول: رمز دخول رقمي لكل حاضر يسرع الاستقبال ويقلل الطوابير.
- الاستبيانات والتقييم: تقييم كل جلسة بعد انتهائها، واستبيان عام في نهاية الفعالية.
- الأسئلة والتصويت المباشر: يرسل الحضور أسئلتهم للمتحدث من هواتفهم، ويشاركون في تصويت يعرض على الشاشة.
- ظهور الرعاة: مساحات مخصصة لشعارات الرعاة وعروضهم دون إزعاج المستخدم.
- التقارير: بيانات عن الجلسات الأكثر حضورا والأقسام الأكثر استخداما في التطبيق، تساعد في التخطيط للنسخة القادمة.
حماية بيانات الحضور
يجمع التطبيق أسماء الحضور وأرقامهم وبريدهم الإلكتروني، وأحيانا جهات عملهم. لذلك اسأل الجهة المطورة أين تحفظ هذه البيانات، ومن يستطيع الوصول إليها، وكيف تحذف بعد انتهاء الفعالية إذا طلبت ذلك. واكتب للحضور بوضوح داخل التطبيق ما البيانات التي تجمع والغرض منها، واطلب موافقتهم قبل استخدامها في أي تواصل تسويقي لاحق.
إذا كنت تبحث عن جهة تبني تطبيق جوال للمؤتمرات والفعاليات يعمل على أنظمة الجوال المختلفة، فاطلب منها نسخة تجريبية من أعمال سابقة، وجرب بنفسك سهولة التنقل وسرعة التحميل قبل التعاقد.
مزايا يمكن تأجيلها أو الاستغناء عنها
كثرة المزايا تجعل التطبيق ثقيلا ومربكا، وترفع تكلفة التطوير ووقت التنفيذ. قبل إضافة أي ميزة اسأل: هل سيستخدمها عدد كاف من الحضور؟ من المزايا التي يمكن تأجيلها في النسخة الأولى:
- الألعاب والمسابقات المعقدة التي تحتاج شرحا طويلا.
- المحادثات الجماعية المفتوحة التي تحتاج إشرافا مستمرا.
- الصفحات الطويلة عن تاريخ الجهة المنظمة، فمكانها الطبيعي الموقع الإلكتروني.
- الربط بخدمات خارجية كثيرة لا تتعلق مباشرة بالفعالية.
ابدأ بالأساسيات وأتقنها، ثم أضف المزايا في النسخ التالية بناء على ملاحظات المستخدمين الفعلية. ومن الأفضل أن تضع قائمة المزايا في جدول من ثلاثة أعمدة: ضروري، ومفيد، ويمكن تأجيله، ثم تراجعها مع الجهة المطورة قبل بدء العمل.
تطبيق مخصص أم منصة جاهزة؟
أمامك عادة خياران. الأول منصة جاهزة تعدل بشعار الفعالية وألوانها، وهي أسرع في الإطلاق ومناسبة للفعاليات التي لا تحتاج مزايا خاصة. والثاني تطبيق مخصص يبنى حسب احتياجك، وهو مناسب عندما تريد ربطه بأنظمة التسجيل لديك، أو استخدامه في أكثر من فعالية، أو تقديم تجربة تحمل هوية الجهة بالكامل. قارن بين الخيارين من حيث وقت التنفيذ، وملكية البيانات، وإمكانية التعديل لاحقا، ومن يتولى الدعم الفني أثناء الفعالية.
خطوات التحضير وتشجيع الحضور على التحميل
تطبيق ممتاز لا يحمله أحد لا يفيد. لذلك خطط للإطلاق والترويج كما تخطط للتطوير:
- ابدأ مبكرا: حدد المزايا وجهز المحتوى من برنامج ومتحدثين وخرائط قبل موعد الفعالية بوقت كاف، واترك وقتا لنشر التطبيق في متاجر التطبيقات.
- اختبر قبل الإطلاق: اطلب من مجموعة صغيرة من فريقك ومن ضيوف موثوقين تجربة التطبيق وكتابة ملاحظاتهم.
- أرسل رابط التحميل مع تأكيد التسجيل: ضع الرابط في رسالة التأكيد وفي الرسائل التذكيرية قبل الفعالية.
- اربط التحميل بفائدة واضحة: مثل أن يكون رمز الدخول داخل التطبيق، أو أن تصل التحديثات المهمة عبره فقط.
- ضع رموز الاستجابة السريعة في المكان: عند المدخل وعلى شاشات القاعات وفي المطبوعات.
- خصص فريق مساعدة: شخص أو اثنان عند المدخل يساعدان من يواجه صعوبة في التحميل أو الدخول.
ومن المفيد أن يكون مطور التطبيق هو نفسه الجهة التي تنظم الفعالية أو قريبا منها، لأن ذلك يسهل تحديث المحتوى في اللحظة الأخيرة وربط التطبيق بالتسجيل والشاشات والتغطية الإعلامية. وهذا ما تعرضه بعض شركات الفعاليات التي تجمع التنظيم والتقنية معا، مثل أفكار سيتي في الرياض التي تذكر تطوير تطبيقات الجوال للمؤتمرات ضمن خدماتها.
خلاصة عن تطبيقات المؤتمرات
تطبيق جوال للمؤتمر أداة مفيدة عندما يكون الحدث كبيرا أو متعدد الأيام والقاعات، وعندما تركز مزاياه على ما يحتاجه الحضور فعلا: البرنامج، والجدول الشخصي، والخرائط، والتنبيهات، والتقييم. ابدأ بالأساسيات، واختبر التطبيق قبل الإطلاق، وخطط لتشجيع الحضور على تحميله، وستحصل على أداة تسهل يوم الفعالية وتمنحك بيانات تفيدك في النسخة التالية.