يحدد مخطط أرضية المعرض مكان كل جناح وكل ممر وكل منطقة خدمات، ويؤثر مباشرة في عدد الزوار الذين يمرون أمام كل عارض. يشرح هذا الدليل خطوات إعداد المخطط من قياس القاعة حتى اعتماد النسخة النهائية، مع قائمة بالأخطاء التي تتكرر في المعارض.
ما هو مخطط أرضية المعرض ولماذا يبدأ به التخطيط
المخطط الأرضي رسم للقاعة من الأعلى يوضح حدودها ومداخلها وأعمدتها، ثم يوزع عليها الأجنحة والممرات والمسرح ومناطق الاستراحة. يعتمد عليه المنظم في بيع المساحات للعارضين، ويعتمد عليه العارض في تصميم جناحه، وتعتمد عليه فرق التركيب والأمن والنظافة في عملها.
لهذا يبدأ التخطيط الجاد لأي معرض بالمخطط قبل الحملات التسويقية. إذا تغير المخطط بعد بيع المساحات، اضطر المنظم إلى نقل عارضين من مواقع اتفق معهم عليها، وهذا يسبب خلافات يمكن تجنبها بالتخطيط المبكر.
قبل التوزيع: بيانات القاعة ومسار الزائر
الخطوة الأولى: اجمع بيانات القاعة بدقة
لا يبدأ رسم المخطط إلا بعد الحصول على معلومات موثقة من إدارة المكان. اطلب من إدارة القاعة ما يلي:
- المخطط الهندسي للقاعة بأبعاده الفعلية، مع مواقع الأعمدة والجدران الثابتة.
- مواقع المداخل والمخارج ومخارج الطوارئ، وأي ممرات يجب أن تبقى مفتوحة.
- ارتفاع السقف ونقاط التعليق إن وجدت، لأنها تحدد إمكانية تعليق اللافتات والإضاءة.
- مواقع نقاط الكهرباء والإنترنت ومصادر المياه.
- أبواب التحميل والتنزيل ومسار دخول المعدات.
- اشتراطات السلامة التي تفرضها إدارة المكان والجهات المختصة على عرض الممرات والمخارج.
زيارة القاعة بنفسك مهمة حتى مع وجود المخطط الهندسي. قد تجد عمودا لا يظهر بوضوح في الرسم، أو بابا لا يستخدم، أو أرضية تحتاج إلى معالجة.
الخطوة الثانية: حدد مسار الزائر قبل توزيع الأجنحة
الخطأ الشائع أن يبدأ المنظم بتقسيم القاعة إلى مربعات متساوية ثم يفكر في الممرات. الأفضل أن تبدأ بالسؤال: من أين يدخل الزائر، وأين تريده أن يذهب؟
ارسم أولا المسار الرئيسي من المدخل إلى أبعد نقطة في القاعة، ثم الممرات الفرعية التي تتفرع منه. ضع في نهاية المسار عنصرا يجذب الزائر إلى العمق، مثل المسرح أو منطقة الضيافة أو جناح الراعي الرئيسي. بهذا تتوزع الحركة على القاعة كلها بدل أن يتكدس الزوار عند المدخل ويغادروا قبل الوصول إلى الأجنحة الخلفية. وفكر أيضا في مسار الخروج، فالزائر الذي يخرج من باب مختلف عن باب الدخول يمر بأجنحة إضافية في طريقه.
أنماط شائعة لتوزيع الممرات:
- النمط الشبكي: ممرات مستقيمة متقاطعة، سهل الفهم والتنفيذ، ويناسب المعارض الكبيرة كثيرة العارضين.
- النمط الحلقي: مسار واحد يمر بالزائر على أغلب الأجنحة، ويناسب المعارض المتوسطة التي يريد منظمها أن يرى الزائر كل العارضين.
- النمط المفتوح: مساحات أوسع بممرات غير منتظمة، ويناسب المعارض التي تعتمد على التجارب التفاعلية والأجنحة الكبيرة.
توزيع الأجنحة ومناطق الخدمات في مخطط أرضية المعرض
الخطوة الثالثة: وزع الأجنحة حسب الحجم والنوع
بعد رسم الممرات، قسم المساحات المتبقية إلى أجنحة. تختلف الأجنحة في مواقعها من حيث عدد الجهات المفتوحة على الممرات:
- جناح داخلي: جهة واحدة مفتوحة على الممر، وهو الأبسط والأقل تكلفة غالبا.
- جناح زاوية: جهتان مفتوحتان، ويرى الزائر الجناح من ممرين.
- جناح طرفي: ثلاث جهات مفتوحة في نهاية صف من الأجنحة.
- جناح جزيرة: أربع جهات مفتوحة، ويناسب الرعاة والعارضين الكبار.
ضع أجنحة الجزيرة والرعاة في مواقع تخدم حركة الزوار، لكن لا تضعها مباشرة أمام المدخل بطريقة تحجب رؤية بقية القاعة. وفرق بين العارضين المتنافسين في المجال نفسه إن أمكن، أو اجمع القطاعات المتشابهة في مناطق واضحة إذا كان المعرض متعدد القطاعات، حتى يجد الزائر ما يبحث عنه بسرعة.
عند الوصول إلى هذه المرحلة، يفضل كثير من المنظمين الاستعانة بجهة متخصصة في تصميم مخططات أرضية المعارض، لأن المخطط الجيد يجمع بين متطلبات السلامة وراحة الزائر وقيمة كل مساحة بالنسبة إلى العارض.
الخطوة الرابعة: لا تنس مناطق الخدمات
المعرض ليس أجنحة فقط. يحتاج المخطط إلى مساحات واضحة لهذه العناصر:
- منطقة التسجيل والاستقبال عند المدخل، بمساحة تكفي لطوابير ساعات الذروة.
- المسرح أو قاعة الجلسات إن كان المعرض يتضمن محاضرات أو عروضا.
- مناطق الجلوس والضيافة، موزعة بحيث لا يضطر الزائر إلى العودة إلى المدخل للاستراحة.
- دورات المياه ومصليات الرجال والنساء، مع لوحات إرشادية واضحة إليها.
- مخزن للعارضين ومنطقة للتحميل خلف القاعة.
- نقطة للإسعافات الأولية وأخرى للأمن.
- مكتب للمنظمين يستطيع العارضون الوصول إليه عند أي مشكلة.
الخطوة الخامسة: راجع المخطط قبل اعتماده
قبل نشر المخطط على العارضين، راجعه مع ثلاث جهات على الأقل: إدارة القاعة للتأكد من مطابقته للاشتراطات، وفريق التركيب للتأكد من إمكانية التنفيذ في الوقت المتاح، وشخص لم يشارك في إعداده ليمشي عليه بالتخيل كما يفعل الزائر.
اطرح على نفسك هذه الأسئلة أثناء المراجعة:
- هل يستطيع الزائر الوصول إلى مخرج الطوارئ من أي نقطة دون عوائق؟
- هل يوجد جناح سيبقى في زاوية لا يمر بها أحد تقريبا؟
- هل تتسع الممرات لحركة الزوار في ساعات الذروة ولعربات ذوي الإعاقة؟
- هل الأرقام على الأجنحة متسلسلة بطريقة يفهمها الزائر بسهولة؟
- هل يعرف كل عارض أين تقع نقطة الكهرباء الخاصة بجناحه؟
بعد الاعتماد، أصدر نسخة مرقمة من المخطط وأرسل أي تعديل لاحق بنسخة جديدة واضحة التاريخ، حتى لا يعمل العارضون وفرق التركيب على نسخ مختلفة. ويمكن الاطلاع على أمثلة لخدمات التصميم والتنظيم المرتبطة بالمعارض عبر الموقع الرسمي لأفكار سيتي في الرياض.
أخطاء متكررة في مخططات المعارض
- ممرات ضيقة لتوفير مساحة أجنحة إضافية، مما يسبب ازدحاما ينفر الزوار.
- وضع المسرح قرب أجنحة تحتاج إلى هدوء للحديث مع العملاء.
- إهمال الأعمدة عند تقسيم الأجنحة، فيكتشف العارض عمودا في وسط جناحه يوم التركيب.
- غياب اللوحات الإرشادية والخرائط المطبوعة عند المدخل.
- عدم ترك مساحة احتياطية لعارض يتأخر في التسجيل أو لنشاط يضاف لاحقا.
- نسيان مسار التحميل، فتضطر فرق التركيب إلى نقل المعدات عبر الممرات الرئيسية أثناء تجهيز الأجنحة.
يمكن تجنب أغلب هذه الأخطاء إذا طبع المنظم المخطط بمقياس واضح، ومشى في القاعة الفارغة وهو يحمله قبل موعد التركيب بوقت كاف، وسجل كل ملاحظة على النسخة نفسها ثم عدل المخطط مرة واحدة.
خلاصة إعداد مخطط المعرض
مخطط أرضية المعرض الجيد يبدأ ببيانات دقيقة عن القاعة، ثم مسار واضح للزائر، ثم توزيع مدروس للأجنحة ومناطق الخدمات، ثم مراجعة جماعية قبل الاعتماد. كلما أنجزت هذه الخطوات مبكرا، قلت التعديلات بعد بيع المساحات، وزادت فرصة كل عارض في أن يراه الزوار.